Vogel: „Sprung nach vorn in der Qualitätssicherung“

Als nächster großer Schritt im Bereich Internet soll nach finnischem Vorbild das Intranet zum Rückgrat der Jugendprogramm-Verwaltung ausgebaut werden. Anlass genug für das Team von NETZWERK ONLINE, ein Gespräch mit Bundeskoordinator Klaus Vogel zu führen.

Seit eurer Rückkehr aus Finnland ist immer öfter das Wort „Intranet“ zu hören, zuletzt beim Vorbericht zur kommenden Sitzung des Programmausschusses. Die Tage, in denen das Intranet in unserer Website ein Schattendasein führte, sind damit wohl gezählt.

Hoffentlich! Wir hatten zum Bundestreffen diesen geschützten Bereich hauptsächlich zu Übungszwecken eingeführt, den Ausbau eines echten Intranets hielten wir bis zum letzten Tag unseres Finnlandbesuchs bei allen Vorteilen für Zukunftsmusik. Die Präsentation der Lösung des finnischen Jugendprogramms war dann die Überraschung des Besuchs überhaupt. Während wir von einer einheitlichen Jugendprogramm-Verwaltung über das Internet nur träumten, haben unsere finnischen Freunde, mit Hilfe von Profis natürlich, inzwischen genau dies realisiert.

Und du willst nun, dass Deutschland möglichst schnell dem finnischen Vorbild folgt. Warum die Eile?

Zum einen, weil die Jugendprogramm-Verwaltung über das Internet, und das ist der Kern des Intranet-Projekts, auf allen betroffenen Ebenen viel Arbeit und Zeit einsparen wird, die Einarbeitungszeit einmal ausgenommen. Und wenn man irgendwo Ressourcen sparen kann, sollte man möglichst schnell damit beginnen. Zum anderen, weil der Kreis der Programmanbieter und Anbieterstellen jetzt noch relativ überschaubar ist – wie Finnland zeigt, der ideale Zeitpunkt für die Einführung. Nicht zuletzt ist aber dieses Projekt eine nachhaltige Maßnahme im Bereich Qualitätssicherung: Daten, die wir uns jetzt noch oft sehr mühsam zum Beispiel über die Jahresstatistik zusammenbetteln müssen, stehen dann auf Knopfdruck ständig zur Verfügung.

Was wird sich für die Anbieter konkret ändern?

Für die Buchführung über die Programmteilnehmer und deren Aktivitäten wird statt Karteikarten, Listen oder dem eigenen Computer die zentrale Datenbank im Internet genutzt – von jedem Computer der Welt aus, der über einen Internetanschluss verfügt. Aktivitätenübersichten, wie sie in den Dokumentationen aus Elmshorn und Poppenbüttel abgedruckt sind und die man ständig für irgendwelche Präsentationen benötigt, erhält man dann per Mausklick, ebenso die Angaben, die in das Begleitheft einzutragen sind. Auch der Mitarbeiterstamm kann auf diese Weise leichter verwaltet werden: Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern etc. Was sich ändert, ist nur die Technik, an der Aufgabenstellung ändert sich nichts.

Das alles kann aber doch jede PC-Datenbank auch.

Natürlich kann jeder Anbieter für die Jugendprogramm-Verwaltung statt eines Karteikastens oder anderen Lösungen eine eigene Datenbank einsetzen, einige machen das ja auch schon. Was wir wollen, ist aber viel mehr. Nicht 30 oder 60 oder in nicht allzu ferner Zukunft 100 einzelne Datenbanken, die dann wieder mühsam abgeglichen werden müssen, sondern eine zentrale Datenbank für alle.

Um den mit jedem neuen Anbieter steigenden Aufwand, der mit Abgleich verbunden ist, einzusparen.

Das genau ist der Witz dieser Lösung. Sie erleichtert nicht nur der örtlichen Stelle das Leben beträchtlich, sondern per Knopfdruck weiß jetzt der Programmanbieter, was sich bei seinen Stellen tut und kennt das Koordinationsbüro auch ohne Jahresstatistik die bundesweiten Eckdaten einschließlich aller aktueller Anbieter-Adressen.

Es gibt also unterschiedliche Zugriffsebenen, nicht jeder sieht alles.

Natürlich.

Bringt das Intranet weitere Erleichterungen?

Da die Buchführung über die Helfer ebenfalls integriert ist, weiß ich als Programmleiter vor Ort ständig, wer zum Beispiel den Programm- oder den Aufbaulehrgang schon besucht hat und wer noch nicht. Ein Mausklick genügt, und ein Helfer ist für einen Lehrgang angemeldet – und auf Seiten des Koordinationsbüros genügt ebenfalls ein Mausklick für den Ausdruck der endgültigen Einladung oder der Teilnehmerliste.

Ihr habt also dann auch einen ständigen Überblick über den Ausbildungsstand der Anbieter.

Den haben wir auch jetzt schon, aber mit wesentlich größerem Aufwand als über die zentrale Datenbank, wo sich das alles von selbst erledigt.

Gibt es außer der Lehrgangsverwaltung weitere Bereiche, die integriert werden sollen?

Gedacht ist da vor allem auch an den AwardShop. Elektronischer Katalog und Einkaufskorb würden bei Anbietern und im Laden selbst viel Zeit sparen, aber ob das gleich in der Startphase möglich sein wird, wissen wir im Moment noch nicht. Zu einem späteren Zeitpunkt soll auch NETZWERK ONLINE auf eine Datenbank aufgesetzt werden.

So viel Arbeitserleichterung gibt es aber nicht zum Nulltarif. Im Unterschied zu bisher, wo unsere Website durchgehend selbstgestrickt und deshalb praktisch kostenlos war, werden jetzt Profis bezahlt werden müssen.

Natürlich kosten Herstellung und Betreuung einer solchen Lösung den Trägerverein Geld, dies wird aber durch den eingesparten Verwaltungsaufwand im Koordinationsbüro mehr als ausgeglichen. Gleichzeitig machen wir, und das ist das Wichtigste, in der Qualitätssicherung einen Sprung nach vorn.

Aber doch nur, wenn sich alle Programmanbieter beteiligen.

Richtig. Nach einer Pilotphase mit einigen Freiwilligen wird deshalb die Nutzung der zentralen Datenbank im Intranet in die Lizenzbedingungen aufgenommen werden müssen, nur dann macht die Einführung Sinn.

Wann könnte das sein?

Ab dem Bundestreffen 2003, so dass der Übergang spätestens zum 10. Geburtstag des Trägervereins im Jahr 2004 abgeschlossen sein müsste.